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Pflichtangaben auf Rechnungen

Was auf eine Rechnung in Deutschland gehört, welche Erleichterungen es für Kleinunternehmer und kleine Beträge gibt, was für die E-Rechnung gilt und wie lange Rechnungen aufzubewahren sind. Jeder Abschnitt verlinkt auf den Gesetzestext.

Stand Oktober 2026, Angaben ohne Gewähr. Diese Seite ist ein allgemeiner Überblick und keine Rechts- oder Steuerberatung. Sie ersetzt weder den Blick ins Gesetz noch die Beratung durch eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater. Maßgeblich ist immer die jeweils geltende Fassung der Gesetze.

Inhalt

  1. Pflichtangaben nach § 14 UStG
  2. Besondere Fälle (§ 14a UStG)
  3. Rechnungen von Kleinunternehmern
  4. Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
  5. E-Rechnung: Pflicht, Fristen, Formate
  6. Aufbewahrung
  7. Wie Ru Services dabei hilft
  8. Gesetze und Quellen

1. Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Eine Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG folgende Angaben enthalten:

  1. Name und Anschrift vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers Nr. 1
  2. Steuernummer oder USt-IdNr. die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers Nr. 2
  3. Ausstellungsdatum Nr. 3
  4. Rechnungsnummer eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird Nr. 4
  5. Menge und Art der Leistung Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung Nr. 5
  6. Leistungszeitpunkt Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Vereinnahmung, sofern er feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum übereinstimmt Nr. 6
  7. Entgelt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt, dazu jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts (zum Beispiel Skonto, Rabatt, Bonus), sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist Nr. 7
  8. Steuersatz und Steuerbetrag der anzuwendende Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag; bei einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf Nr. 8
  9. Hinweis auf Aufbewahrungspflicht bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen (Fälle des § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG) Nr. 9
  10. „Gutschrift“ wenn der Leistungsempfänger oder ein von ihm beauftragter Dritter die Rechnung ausstellt Nr. 10

2. Besondere Fälle (§ 14a UStG)

Für bestimmte Umsätze verlangt § 14a UStG zusätzliche Angaben. Zwei häufige Beispiele:

  • Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge, § 13b UStG): Die Rechnung muss die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten.
  • Innergemeinschaftliche Lieferung in ein anderes EU-Land: Auf der Rechnung stehen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern des liefernden Unternehmers und des Empfängers.

3. Rechnungen von Kleinunternehmern

Kleinunternehmer ist seit 2025, wer im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 25.000 € Gesamtumsatz hatte und im laufenden Kalenderjahr nicht mehr als 100.000 € erzielt (§ 19 UStG). Die Umsätze sind steuerfrei, auf der Rechnung steht keine Umsatzsteuer.

Für Rechnungen von Kleinunternehmern gelten nach § 34a UStDV vereinfachte Angaben:

  1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  2. Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
  3. Ausstellungsdatum
  4. Menge und Art der Leistung beziehungsweise Umfang und Art der sonstigen Leistung
  5. Entgelt und Hinweis auf die Steuerbefreiung zum Beispiel „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung nach § 19 Abs. 1 UStG“
  6. „Gutschrift“ wenn der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt

Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung ausstellen, also als normale PDF oder auf Papier. Eine E-Rechnung müssen sie nicht ausstellen, aber empfangen können.

4. Kleinbetragsrechnungen bis 250 €

Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von höchstens 250 € genügen nach § 33 UStDV diese Angaben:

  1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  2. Ausstellungsdatum
  3. Menge und Art der Leistung beziehungsweise Umfang und Art der sonstigen Leistung
  4. Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Kleinbetragsrechnungen dürfen immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Die Erleichterung gilt nicht für bestimmte Umsätze, etwa Reverse-Charge-Fälle nach § 13b UStG oder innergemeinschaftliche Lieferungen.

5. E-Rechnung: Pflicht, Fristen, Formate

Was eine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht (§ 14 Abs. 1 UStG). Eine einfache PDF, ein Scan oder eine Papierrechnung ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.

Wer, wann

  • Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen empfangen können.
  • Bis Ende 2026: Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland dürfen noch als Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als sonstige elektronische Rechnung (zum Beispiel PDF) ausgestellt werden.
  • 2027: Diese Übergangsregel gilt nur noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr. Wer mehr Umsatz hatte, muss E-Rechnungen ausstellen.
  • Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für alle Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland.

Ausnahmen

  • Rechnungen an Privatpersonen (keine Pflicht zur E-Rechnung)
  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV)
  • Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV)
  • bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG

Zulässige Formate

Laut Bundesfinanzministerium erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen. Ausgenommen sind die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL: Sie enthalten nicht alle Pflichtangaben und gelten nicht als E-Rechnung. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist grundsätzlich der XML-Teil maßgeblich, PDF und XML sollten deshalb übereinstimmen.

Welches Format und Profil eine Datei hat, kannst du mit dem kostenlosen Werkzeug E-Rechnung lesen nachsehen. Mehr zum Standard ZUGFeRD beim Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).

6. Aufbewahrung

Rechnungen sind nach § 14b UStG acht Jahre aufzubewahren. Die Frist wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt; sie gilt für alle Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

E-Rechnungen müssen elektronisch im Originalformat aufbewahrt werden, einschließlich der XML-Daten. Ein Ausdruck genügt nicht. Die Frist endet nicht, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft (siehe auch § 147 AO).

7. Wie Ru Services dabei hilft

  • Vor dem Erstellen prüft das Programm in zwei Stufen, ob die Pflichtangaben nach § 14 UStG und EN 16931 vorhanden sind. Fehlt eine Pflichtangabe, wird keine E-Rechnung erzeugt.
  • Kleinunternehmer-Modus mit Hinweis auf § 19 UStG.
  • Lückenlose, fortlaufende Rechnungsnummern.
  • Ru Services Pro erzeugt E-Rechnungen nach ZUGFeRD im Profil EN 16931, PDF und XML aus denselben Daten.

Das Programm unterstützt dich, die Verantwortung für korrekte Rechnungen bleibt aber bei dir. Zum Rechnungsprogramm.

8. Gesetze und Quellen