Rechnungen und E‑Rechnungen schreiben. Einfach, lokal, ohne Abo.
Ru Services ist ein Rechnungsprogramm für kleine Betriebe: Rechnungen, Lieferscheine und Angebote, dazu E-Rechnungen nach EN 16931 (ZUGFeRD / Factur-X). Es läuft komplett auf deinem Rechner, ohne Cloud, ohne Abo und ohne Benutzerkonto.
Kostenlose Version ohne Zeitlimit · keine Registrierung · Installer ca. 41 MB · auch ohne Administratorrechte installierbar
Warum jetzt
Die E-Rechnung kommt Schritt für Schritt
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen kommt gestaffelt. Nach den Übergangsfristen genügt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland eine einfache PDF grundsätzlich nicht mehr.
seit 2025
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und lesen können, auch Kleinunternehmer. Ru Services liest ZUGFeRD / Factur-X und XRechnung, in jeder Version, auch kostenlos. Oder direkt im Browser: E-Rechnung lesen.
ab 2027
Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen. Mit Ru Services Pro erzeugst du sie nach EN 16931.
ab 2028
Die Ausstellungspflicht gilt für alle Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Ausnahmen gibt es unter anderem für Kleinunternehmer und für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.
Angaben ohne Gewähr, Stand Oktober 2026. Maßgeblich sind das Umsatzsteuergesetz, die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung und die Schreiben des Bundesfinanzministeriums. Ru Services ersetzt keine Steuerberatung. Mehr dazu unter Pflichtangaben auf Rechnungen.
Standard
E-Rechnung nach ZUGFeRD
Eine PDF für das Auge, eine XML für die Software
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat: Die Rechnung ist eine normale PDF, in die eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten eingebettet ist. Herausgegeben wird der Standard vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). ZUGFeRD 2 ist technisch identisch mit dem französischen Factur-X und setzt die europäische Norm EN 16931 um.
- Ru Services Pro erzeugt E-Rechnungen im Profil EN 16931 (früher COMFORT) als PDF/A-3.
- Die Profile MINIMUM und BASIC WL gelten laut Bundesfinanzministerium nicht als E-Rechnung. Ru Services nutzt sie deshalb nicht.
- Bei ZUGFeRD ist grundsätzlich der XML-Teil maßgeblich. Ru Services erzeugt PDF und XML aus denselben Daten.
Ru Services ist vom FeRD weder geprüft noch zertifiziert. Name und Logo ZUGFeRD kennzeichnen nur das unterstützte Rechnungsformat. Das Logo wird mit Erlaubnis des FeRD nach dessen Vorgaben verwendet.
Video-Rundgang
Das Programm im Überblick
Installation, eine Rechnung in der kostenlosen Version, was Pro zusätzlich kann, eine E-Rechnung mit Pro und die Einstellungen. In gut sechs Minuten.
Bedienung
So arbeitest du mit Ru Services
Ein Fenster, sieben Bereiche. Klick auf ein Bild, um es groß zu sehen.
SCHRITT 1 · ERSTELLEN
Rechnung, Lieferschein, Angebot oder Auftragsbestätigung
Kunde wählen, Positionen aus der Artikelliste hinzufügen, fertig. Menge, Einzelpreis, USt-Satz und Rabatt je Position; Gesamt-Rabatt und Skonto auf die Summe.
- Einmalkunden und Einmalartikel direkt beim Erstellen anlegen
- Leistungsdatum oder Leistungszeitraum, Bestellnummer
- Schalter „Ohne USt. verkaufen“ für Kleinunternehmer nach § 19 UStG
- ZUGFeRD (E-Rechnung) pro Rechnung an- oder ausschalten
- Als Entwurf speichern und später weiterbearbeiten
SCHRITT 2 · PRÜFEN UND ERSTELLEN
Vorschau mit Zwei-Stufen-Prüfung
Vor dem Erstellen zeigt Ru Services die fertige PDF und prüft in zwei Stufen: gesetzliche Mindestangaben (EN 16931 / § 14 UStG) und empfohlene Angaben, jeweils mit Ampel.
- PDF-Vorschau: blättern, zoomen, Vollbild, extern öffnen
- Fehlt eine Pflichtangabe, wird die E-Rechnung nicht erzeugt
- E-Rechnung nach EN 16931 (Factur-X / ZUGFeRD, Profil EN 16931, PDF/A-3)
- Automatisch ablegen oder Speicherort selbst wählen
BEREICH · KUNDEN
Kundenverwaltung
Alle Kunden mit Anschrift, E-Mail und USt-IdNr. an einem Ort. Kennzeichnung, ob ein Kunde eine E-Rechnung erwartet.
- Einmalkunden getrennt, zählen nicht ins Limit der kostenlosen Version
- Alle Daten als lesbare JSON-Dateien in deinem Datenordner
BEREICH · ARTIKEL
Artikelverwaltung
Artikel mit Preis, Einheit, USt-Satz, Gewicht, Artikelnummer und GTIN/EAN. Eigene Mengeneinheiten frei anlegen.
- Gewicht je Artikel für Lieferscheine mit Gesamtgewicht
- Einmalartikel für einmalige Positionen
BEREICH · VERWALTUNG
Alle Dokumente mit Status im Blick
Jede erstellte Rechnung, jeder Lieferschein, jedes Angebot mit farbigem Status, sortierbar nach jeder Spalte.
- Status je Rechnung: Offen · Versendet · Bezahlt · Storniert
- PDF öffnen, Entwurf fortsetzen, als neue Rechnung duplizieren
- Löschen entfernt auch die PDF-Datei
- Lückenlose Nummernkreise mit Platzhalter
{JAHR}und Zähler-Reset zum Jahreswechsel
BEREICH · E-RECHNUNG EINLESEN
Eingehende E-Rechnungen lesen
PDF mit eingebettetem ZUGFeRD / Factur-X oder reine XRechnung-XML öffnen. Ru Services zeigt Verkäufer, Käufer, Positionen und Summen übersichtlich an.
- Format wird automatisch erkannt
- Eingebettete Roh-XML auf Wunsch anzeigen
- In jeder Version enthalten, auch kostenlos
BEREICH · EINSTELLUNGEN
Einmal einrichten, dann läuft es
Firmendaten, Steuernummer, Bankverbindung, Logo, Nummernkreise, Standard-Skonto, PDF-Vorlage und E-Rechnungs-Optionen an einer Stelle.
- Datenordner frei wählbar: lokaler Ordner oder Netzlaufwerk
- Automatische monatliche Datensicherung
- Eigenes Firmenlogo auf jeder PDF
Warum Ru Services
Gemacht für kleine Betriebe in Deutschland
Läuft offline
Kein Internet nötig, kein Server, kein Konto. Das Programm startet und arbeitet auch ohne Netz: im Büro, auf dem Hof, im Zug.
Deine Daten bleiben bei dir
Alle Rechnungen, Kunden und Artikel liegen als lesbare JSON-Dateien in einem Ordner, den du bestimmst. Rechnungs-, Kunden- und Artikeldaten werden nicht übertragen.
Keine Limits, unbegrenzter Umsatz
Ru Services rechnet keine Belege, keine Umsätze und keine Nutzer ab. In Pro auch unbegrenzt viele Kunden und Artikel.
Für deutsche Rechnungspflichten
Berücksichtigt die Pflichtangaben nach § 14 UStG, den Kleinunternehmer-Hinweis nach § 19 UStG und die Struktur nach EN 16931.
Hilft bei ordentlicher Ablage
Lückenlose Nummernkreise, automatische Monatssicherungen und eine geordnete Belegablage unterstützen dich dabei, die GoBD einzuhalten. Die Verantwortung für die Buchführung bleibt bei dir.
Einmal zahlen statt Abo
Die kostenlose Version bleibt kostenlos. Pro kostet einmalig 200 €. Kein Monatsbeitrag, keine Zwangs-Updates.
Funktionsübersicht
Was das Programm kann
In beiden Versionen Free und Pro
Alles, was du für Rechnungen und Lieferscheine brauchst.
- Rechnungen und Lieferscheine als PDF, mit eigenem Firmenlogo
- Kunden- und Artikelverwaltung, Einmalkunden und Einmalartikel
- E-Rechnungen einlesen (ZUGFeRD / Factur-X, XRechnung)
- PDF-Vorschau mit Zwei-Stufen-Prüfung (EN 16931 / § 14 UStG)
- Dokumentenübersicht mit Status, geordnete Ablage, lückenlose Nummernkreise
- Kleinunternehmer-Modus nach § 19 UStG, Skonto und Rabatt
- Läuft komplett lokal, Daten als JSON, automatische Monatssicherung
Nur in Pro Pro · 200 €
Alles aus Free, dazu:
- Angebote und Auftragsbestätigungen (mit „gültig bis“, Freibleibend-Hinweis, voraussichtlichem Liefertermin)
- E-Rechnung erzeugen: strukturierte XML nach EN 16931 in der PDF (ZUGFeRD / Factur-X, Profil EN 16931, PDF/A-3)
- Unbegrenzt viele Kunden und Artikel
- Alle PDF-Vorlagen: „Modern“ und „Kompakt“ zusätzlich zu „Klassisch“
- Feste Steuernummer über den Lizenzschlüssel: an einen Betrieb gebunden, in den Einstellungen gesperrt
- E-Mail-Support
Free und Pro
Kostenlos starten, Pro einmalig 200 €
Die kostenlose Version ist voll nutzbar und ohne Zeitlimit. Pro ist eine einmalige Zahlung, kein Abo.
| Funktion | Free | Pro |
|---|---|---|
| Rechnungen, Lieferscheine | ✓ | ✓ |
| Angebote, Auftragsbestätigungen | ✕ | ✓ |
| E-Rechnung (ZUGFeRD / Factur-X) einlesen | ✓ | ✓ |
| E-Rechnung erzeugen | ✕ | ✓ |
| Kunden / Artikel | 10 | unbegrenzt |
| PDF-Vorlagen | „Klassisch“ | Klassisch, Modern, Kompakt |
| Verwaltung, Backups, Kleinunternehmer-Modus, PDF-Vorschau | ✓ | ✓ |
| Preis | dauerhaft kostenlos | einmalig 200 € |
Einmalkunden und Einmalartikel zählen nicht in das Limit der kostenlosen Version.
Preisangaben: Alle Preise sind Endpreise. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG berechnet Ru-Services keine Umsatzsteuer und weist sie nicht aus.
Für wen: Pro richtet sich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, also an Betriebe, Selbstständige und Freiberufler für ihre berufliche Tätigkeit. Die kostenlose Version darf jeder nutzen.
In 4 Schritten
So bekommst du Pro
Einen Online-Kauf gibt es derzeit noch nicht. Der Lizenzschlüssel wird persönlich per E-Mail ausgestellt und gilt für genau deine Steuernummer.
Herunterladen
Kostenlose Version installieren und einrichten.
Pro anfragen
Im Programm den Reiter „Pro“ öffnen oder eine E-Mail mit deiner Steuernummer an finn.rummel@gmail.com schicken.
Schlüssel erhalten
Der signierte Lizenzschlüssel kommt per E-Mail zurück, gültig für diese Steuernummer.
Aktivieren
Schlüssel unter „Pro“ eintragen, Programm neu starten. Pro ist aktiv.
Jetzt kostenlos herunterladen
Ru Services für Windows 10 und 11. Kostenlose Version ohne Zeitlimit, ohne Registrierung. Installer ca. 41 MB.
Der Download kommt von GitHub, wo die Programmversionen veröffentlicht werden. Beim ersten Start zeigt Windows eventuell eine SmartScreen-Meldung („Der Computer wurde durch Windows geschützt“). Das Programm ist noch nicht mit einem kostenpflichtigen Zertifikat signiert. Klick auf „Weitere Informationen“ und dann auf „Trotzdem ausführen“. Details im FAQ.
Häufige Fragen
FAQ
Welches Betriebssystem brauche ich?
Windows 10 oder 11. Der Installer ist ca. 41 MB groß und lässt sich auch ohne Administratorrechte installieren. Für macOS oder Linux gibt es das Programm nicht.
Was bedeutet die Windows-SmartScreen-Warnung beim Start?
Das Programm ist derzeit nicht mit einem kostenpflichtigen Code-Signatur-Zertifikat signiert. Windows zeigt deshalb beim ersten Start „Der Computer wurde durch Windows geschützt“. Klick auf „Weitere Informationen“ und dann auf „Trotzdem ausführen“. Nach dem ersten Start kommt die Meldung nicht wieder.
Werden meine Daten in eine Cloud übertragen?
Nein. Ru Services läuft vollständig auf deinem Rechner. Es gibt keinen Server, kein Benutzerkonto und keine Registrierung. Alle Daten liegen als lesbare JSON-Dateien in einem Ordner, den du selbst festlegst, lokal oder auf einem Netzlaufwerk. Nur wenn du im Programm selbst nach Updates suchst, wird die öffentliche Release-Seite bei GitHub abgerufen.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen ihre Rechnungen weiterhin als normale PDF oder auf Papier ausstellen (§ 34a UStDV). E-Rechnungen empfangen können müssen aber auch Kleinunternehmer. Dafür reicht die kostenlose Version.
Welche ZUGFeRD-Profile gelten als E-Rechnung?
Laut Bundesfinanzministerium erfüllen ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und XRechnung die Anforderungen. Ausgenommen sind die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL. Ru Services Pro erzeugt E-Rechnungen im Profil EN 16931. Welches Profil eine empfangene Rechnung hat, zeigt dir das Werkzeug E-Rechnung lesen.
Kann ich Daten aus einem alten Programm übernehmen?
Kunden und Artikel lassen sich neu anlegen; einen automatischen Import aus anderen Programmen gibt es aktuell nicht. Da die Daten als offene JSON-Dateien gespeichert werden, ist eine manuelle Übernahme grundsätzlich möglich. Bei Fragen dazu einfach eine E-Mail schreiben.
Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnung einlesen und erzeugen?
Einlesen (eingehende E-Rechnungen von Lieferanten anzeigen) ist in jeder Version enthalten, auch kostenlos. Das Erzeugen eigener E-Rechnungen nach EN 16931 (strukturierte XML in der PDF) ist Teil von Pro.
Fallen nach dem Kauf weitere Kosten an?
Nein. Pro ist eine einmalige Zahlung von 200 €. Es gibt kein Abo und keine nutzungsabhängige Abrechnung, egal wie viele Rechnungen oder wie viel Umsatz.
Wie sicher ist der Lizenzschlüssel?
Der Lizenzschlüssel ist mit einem Ed25519-Verfahren signiert und an deine Steuernummer gebunden. Er wird persönlich per E-Mail ausgestellt.
Ist Ru Services rechtssicher oder GoBD-konform?
Ru Services unterstützt dich bei gesetzeskonformen Rechnungen: Pflichtangaben nach § 14 UStG, Kleinunternehmer-Hinweis nach § 19 UStG, E-Rechnungs-Struktur nach EN 16931, lückenlose Nummernkreise, Monatssicherungen und geordnete Belegablage. Ein Programm allein macht eine Buchführung aber nicht GoBD-konform. Die Verantwortung für korrekte Rechnungen und die Einhaltung steuerlicher Pflichten liegt beim Nutzer. Das Programm ersetzt keine Steuerberatung.