Digital in die Zukunft: Hier erfahren Vereine und Ehrenamtliche, was Künstliche Intelligenz und digitale Werkzeuge im Vereinsalltag heute schon leisten. Praxisnah erklärt, Schritt für Schritt zum Nachmachen und für alle kostenlos.
Nur durch die Förderung möglich. Dieses Portal wird mit 1.000 Euro aus dem Landesprogramm „2.000 x 1.000 Euro für das Engagement“ des Landes Nordrhein-Westfalen umgesetzt. Ohne diese Förderung gäbe es diese Seite nicht. Mehr zur Förderung
Das Projekt
Viele Vereine wissen, dass KI und Digitalisierung Arbeit abnehmen können, aber nicht, wo sie anfangen sollen. Das Wissensportal sammelt konkrete Beispiele und Anleitungen, die Ehrenamtliche ohne Vorkenntnisse nachmachen können.
Das Portal ist ein nicht kommerzielles Projekt: kostenlos, ohne Anmeldung und ohne Werbung. Die Anleitungen funktionieren mit Werkzeugen, die viele Vereine schon haben, etwa einem kostenlosen KI-Assistenten und einem Tabellenprogramm.
Erste Umsetzung
Durch das Projekt ist bereits die erste Umsetzung entstanden. Ein Skiclub aus Nordrhein-Westfalen hat sich mit einer Frage gemeldet, die viele Kassenwarte kennen.
Die Frage
Die Vereinssoftware gibt alle Buchungen als Excel-Tabelle aus. Für die Unterlagen ans Finanzamt fehlen aber Belegnummern, die Zuordnung zu den steuerlichen Bereichen des Vereins und saubere Summen.
Die Lösung
Eine KI baut den Aufbau der Tabelle, die Formeln und die Prüfspalten. Sie bekommt dafür nur die Spaltenüberschriften und zwei erfundene Beispielzeilen, keine echten Vereinsdaten.
Das Ergebnis
Daraus ist die Schritt-für-Schritt-Anleitung unten entstanden. Jeder Verein kann sie selbst nachmachen, mit jedem Export und ohne Zusatzsoftware.
Keine Steuerberatung. Das Portal zeigt allgemein, wie man eine Tabelle mit KI-Hilfe übersichtlich aufbaut. Die Zuordnung der Buchungen, die Steuererklärung und die Verantwortung bleiben beim Verein. Verbindliche Auskünfte geben Steuerberatung, Finanzamt oder der eigene Dachverband.
Die einfache Lösung mit KI
Man muss weder programmieren noch Excel-Profi sein. Ein kostenloser KI-Assistent reicht, zum Beispiel ChatGPT, Microsoft Copilot, Google Gemini oder Claude.
Der Trick: Die KI bekommt nicht eure echten Vereinsdaten. Sie bekommt nur die Spaltenüberschriften und zwei erfundene Beispielzeilen. Daraus baut sie die Spalten, die Formeln und die Prüfliste. Die echten Zahlen und Namen bleiben auf dem Vereinsrechner.
Den Export aus der Vereinssoftware unverändert speichern, etwa als „Export_2026_Original.xlsx“. Gearbeitet wird nur in einer Kopie.
Die Zeile mit den Spaltenüberschriften kopieren. Dazu zwei Beispielzeilen mit erfundenen Werten schreiben, ohne Namen und ohne IBAN.
Die Vorlage unten in den KI-Assistenten einfügen und die Platzhalter durch Überschriften und Beispielzeilen ersetzen.
Die Antwort Schritt für Schritt in der Kopie umsetzen: neue Spalten, Auswahlliste für den Bereich, Summenformeln, Prüfspalten.
Summen mit Kontoauszug und Kassenbuch vergleichen. Die Kassenprüfer schauen drüber. Unklare Zuordnungen mit der Steuerberatung klären.
Original, aufbereitete Tabelle und Belege zusammen ablegen. Die fertige Fassung zusätzlich als PDF speichern und Fristen beachten.
Du hilfst bei der Kassenführung eines gemeinnützigen Vereins in Deutschland. Unsere Vereinssoftware gibt alle Buchungen als Excel-Tabelle aus. Die Spaltenüberschriften lauten: [HIER DIE SPALTENÜBERSCHRIFTEN EINFÜGEN] Zwei erfundene Beispielzeilen (keine echten Daten): [HIER ZWEI BEISPIELZEILEN EINFÜGEN] Erstelle mir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Excel, mit der ich daraus eine übersichtliche Einnahmen- und Ausgabenaufstellung mache: 1. Welche Spalten ich ergänzen soll: fortlaufende Belegnummer, Zahlungsweg (Bank oder Kasse) und Bereich. 2. Eine Auswahlliste für den Bereich mit den Werten: ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. 3. Formeln für die Summen der Einnahmen und Ausgaben je Bereich und Jahr. 4. Prüfformeln, die fehlende oder doppelte Belegnummern und Zeilen ohne Bereich farbig markieren. 5. Eine kurze Übersicht auf einem eigenen Tabellenblatt mit allen Summen. Erkläre jeden Schritt so, dass ihn jemand ohne Excel-Erfahrung umsetzen kann. Nenne die Formeln für die deutsche Excel-Version. Ordne keine Buchungen selbst zu. Wenn die Zuordnung zu einem Bereich unklar sein kann, weise darauf hin, dass der Verein das mit seiner Steuerberatung klärt.
Die KI erledigt den schwierigen Teil: Formeln finden und erklären. Der Verein muss nur kopieren, einfügen und prüfen. Beim nächsten Export lässt sich dieselbe Tabelle wiederverwenden.
Es verlassen keine Mitgliederdaten den Vereinsrechner. Die KI sieht nur den Aufbau der Tabelle. So bleibt der Datenschutz gewahrt, auch mit kostenlosen KI-Diensten.
KI kann sich irren. Formeln immer an ein paar Zeilen von Hand nachrechnen. Steuerliche Fragen beantwortet sie nicht verbindlich, dafür gibt es Steuerberatung und Finanzamt.
Möglichkeiten
Zu jedem Thema entstehen im Projekt Anleitungen und Praxisbeispiele. Hier ein Überblick mit Beispielen, die sofort ausprobiert werden können.
Ein Redaktionsplan sorgt dafür, dass regelmäßig etwas erscheint, auch wenn wenig Zeit ist.
Beispiel: „Erstelle einen Redaktionsplan für die Instagram-Seite unseres Skiclubs von November bis Januar, zwei Beiträge pro Woche.“
Fotos von Personen nur mit deren Einwilligung veröffentlichen.
Vom leeren Blatt zum ersten Entwurf in Sekunden, den man dann anpasst.
Beispiel: „Schreibe einen freundlichen Dankesbrief an einen Sponsor, der neue Trikots bezahlt hat.“
Fristen und Formvorgaben stehen in eurer Satzung. Die kennt die KI nicht.
Aufgaben, Abläufe und Zuständigkeiten klarer machen, damit die Arbeit nicht an wenigen hängt.
Beispiel: „Erstelle eine Checkliste, was ein neuer Kassenwart in den ersten vier Wochen wissen muss.“
Ideen finden, bewerten und planen, auch für neue Zielgruppen.
Beispiel: „Welche Angebote könnte ein Skiclub im Sommer machen, damit die Mitglieder aktiv bleiben?“
Viele Erleichterungen brauchen gar keine KI, nur gute Werkzeuge.
Bei Cloud-Diensten mit Mitgliederdaten ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig.
Mitgliederdaten richtig behandeln, gerade beim Einsatz von KI.
Welche Arten von Apps es gibt und worauf man bei der Auswahl achtet. Ohne Werbung für einzelne Anbieter.
Pläne nach Alter, Leistungsstand und verfügbarer Zeit, auch für Schulvereine und AGs.
Beispiel: „Erstelle ein 20-minütiges Aufwärmprogramm für Kinder von 8 bis 10 Jahren vor dem Skitraining.“
KI ersetzt keine Trainerausbildung. Sicherheit geht vor.
Damit Suchmaschinen und KI-Assistenten den Verein finden und richtig beschreiben (SEO und GEO).
Verschiedene KI-Modelle werden mit typischen Vereinsaufgaben ausprobiert. Die Ergebnisse werden hier dokumentiert und verglichen.
KI-Modelle, die komplett auf einem eigenen Rechner laufen. Die Daten verlassen den Rechner dann gar nicht. Das ist eine besonders datenschutzfreundliche Art, KI zu nutzen.
Lokale KI braucht einen leistungsstarken Rechner und ist oft langsamer als Cloud-Dienste.
Vereine bekommen zunehmend E-Rechnungen. Ein kostenloses Werkzeug zeigt sie lesbar an, direkt im Browser.
E-Rechnung im Verein
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmer in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Vereine sind davon betroffen, soweit sie unternehmerisch tätig sind, zum Beispiel mit Bewirtung, Sponsoring oder Kursen gegen Entgelt. Ob und wie weit das für euren Verein gilt, klärt im Zweifel die Steuerberatung.
Für den Empfang reicht nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums ein E-Mail-Postfach. Schwierig wird das Lesen: Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei, die ohne passendes Programm kaum zu entziffern ist.
Das Werkzeug stellt Ru-Services kostenlos bereit, ohne Kauf und ohne Anmeldung.
Das Werkzeug zeigt an, es prüft nicht. Eine Prüfung auf Fehler (Validierung) und die Archivierung ersetzt es nicht.
Tipp zur Aufbewahrung: Bei einer E-Rechnung gilt die elektronische Fassung als Original. Aufbewahrt wird deshalb die empfangene Datei selbst, also die XML-Datei oder das PDF mit den eingebetteten Daten, nicht nur ein Ausdruck. Mehr dazu unter Aufbewahrung.
Datenschutz
Das Portal ist von Anfang an so gebaut, dass möglichst wenige Daten anfallen und möglichst viel direkt auf deinem eigenen Gerät passiert.
Der E-Rechnung-Leser liest die Datei direkt im Browser. Sie wird nicht hochgeladen und nicht gespeichert. Auch die Vorlagen werden nur auf deinem Gerät kopiert.
Die Anleitungen sind so aufgebaut, dass eine KI nur den Aufbau einer Tabelle oder eines Textes sieht. Namen, Beträge und Bankdaten bleiben auf dem Vereinsrechner.
Keine Analyse-Werkzeuge, keine Werbung, keine Inhalte von Drittanbietern beim Aufruf. Schriften und Programmteile kommen direkt von dieser Website.
Die Seite selbst liegt als einfache statische Website bei GitHub Pages. Welche Daten dabei technisch anfallen, steht in der Datenschutzerklärung.
Für die Daten seiner Mitglieder ist der Verein verantwortlich. Diese Grundregeln helfen, KI sicher zu nutzen.
Namen, Adressen, Bankdaten oder Gesundheitsangaben gehören nicht in kostenlose KI-Programme. Erlaubt ist das nur mit Rechtsgrundlage und einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Mitgliedsnummer statt Name, IBAN weglassen, Beispielzeilen erfinden. Wie bei der Kassentabelle oben reicht der KI fast immer der Aufbau, nicht der Inhalt.
Viele KI-Dienste nutzen Eingaben zum Training. Wo möglich, das in den Einstellungen abschalten und keine vertraulichen Vereinsinterna eingeben.
KI kann Fehler machen und Dinge erfinden. Beträge, Fristen, Namen und rechtliche Aussagen immer prüfen, bevor etwas veröffentlicht oder verschickt wird.
Fotos von Personen nur mit Einwilligung veröffentlichen. KI-Bilder, die echt wirken, als KI-erzeugt kennzeichnen. Fremde Texte und Bilder nicht ungefragt übernehmen.
Kurz schriftlich festhalten, wer welche KI wofür nutzen darf. Das schafft Klarheit im Vorstand und hilft neuen Ehrenamtlichen.
Ablauf
Oktober 2026
Förderung bewilligt, Portal gestartet. Die erste Umsetzung steht: der Weg vom Excel-Export zur Tabelle fürs Finanzamt.
bis Dezember 2026
Anleitungen zu allen Themen und Praxistests verschiedener KI-Modelle mit typischen Vereinsaufgaben.
laufend
Fragen aus Vereinen aufnehmen. Gute Fragen werden zu neuen Anleitungen, so wie die des Skiclubs.
Häufige Fragen
Nichts. Das Wissensportal ist kostenlos, ohne Anmeldung und ohne Werbung. Möglich macht das die Förderung durch das Land Nordrhein-Westfalen.
Nein. Für die Anleitungen reichen ein kostenloser KI-Assistent und ein Tabellenprogramm wie Excel.
Nein. Die Anleitungen sind für Ehrenamtliche ohne Technik- oder Excel-Erfahrung geschrieben.
Nein. Das Portal bietet allgemeine Informationen und Anleitungen zur Selbsthilfe, keine Beratung im Einzelfall. Verbindliche Auskünfte geben Steuerberatung, Rechtsanwälte, das Finanzamt oder der eigene Dachverband.
In kostenlose KI-Dienste in der Regel nicht. Die Regeln dazu stehen im Abschnitt Datenschutz. Die Anleitungen hier sind so gebaut, dass die KI keine echten Mitgliederdaten braucht.
Per E-Mail an finn.rummel@gmail.com. Wird aus der Frage eine Anleitung, erscheint der Verein nur mit seinem Einverständnis namentlich.
Finn Rummel aus Nordrhein-Westfalen. Er bringt Erfahrung aus dem Studium und aus der Praxis mit KI mit und entwickelt unter dem Namen Ru-Services Software für kleine Betriebe. Das Portal selbst ist nicht kommerziell und wird im Rahmen des Landesprogramms „2.000 x 1.000 Euro für das Engagement“ gefördert.
Förderung
Dieses Projekt wird gefördert durch das Land Nordrhein-Westfalen im Rahmen des Landesprogramms „2.000 x 1.000 Euro für das Engagement“. Das Programm unterstützt landesweit Projekte des bürgerschaftlichen Engagements mit je 1.000 Euro. Der Schwerpunkt 2026 lautet „Digital in die Zukunft: engagiert mit KI und Co.“.
Ohne diese Förderung wäre das KI-Wissensportal nicht möglich. Sie finanziert den Aufbau dieser Seite und die Praxistests mit verschiedenen KI-Modellen.
Für die Inhalte dieser Seite ist allein Finn Rummel verantwortlich. Sie geben nicht die Auffassung des Landes Nordrhein-Westfalen wieder.
Wie der Skiclub: Schreibt, wo es im Vereinsalltag hakt. Aus guten Fragen werden neue Anleitungen für alle.
finn.rummel@gmail.com